提供された文書は、品質マネジメントシステム(QMS)の文書化に関するガイドラインを定めています。組織のニーズに応じたQMS文書の作成、維持、階層構造の構築、および文書の承認・管理プロセスについての指針を提供し、効率的な業務運営と継続的な改善を支援することを目的としています。
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4 品質マネジメントシステムの文書化
4.1 一般事項
品質マネジメントシステムの文書の構成は、通常、組織のプロセス、適用される品質規格の構成、又はその両方の組み合わせに従って決定される。組織のニーズを満たすのであれば、その他の構成を採用することも可能である。
品質マネジメントシステムで使用される文書の構成は、階層構造として表すことができる。この構成は、文書の配布、維持管理、及び理解を容易にするものである。附属書Aに、品質マネジメントシステム文書の典型的な階層構造を示す。階層構造の構築は、組織の状況に応じて行われる。
品質マネジメントシステム文書の範囲は、組織によって異なる場合がある。その要因は以下のとおりである。
a) 組織の規模及び活動の種類
b) プロセス及びそれらの相互作用の複雑さ
c) 要員の力量
品質マネジメントシステム文書には、定義が含まれる場合がある。使用される用語は、ISO 9000で参照されている定義や用語、又は一般的な辞書的な用法に従うものとする。
品質マネジメントシステム文書には、通常、以下のものが含まれる。
a) 品質方針及び品質目標
b) 品質マニュアル
c) 文書化された手順
d) 作業指示書
e) 様式
f) 品質計画書
g) 仕様書
h) 外部文書
i) 記録
品質マネジメントシステム文書は、紙媒体や電子媒体など、どのような種類の媒体であってもよい。
注記 電子媒体を使用することの利点には、以下のようなものがある。
a) 適切な要員が、常に同一の最新情報にアクセスできる。
b) アクセスや変更が容易に行え、かつ管理できる。
c) 配布が即座に行え、管理も容易である(必要に応じて紙媒体に印刷することも可能)。
d) 遠隔地から文書にアクセスできる。
e) 旧版文書の回収が簡便かつ効果的である。